한국어 번역 (발췌)
IEEE ITS Society Korea Council Chapter Chair 관련 조항
본 문서는 MGA Operations Manual (2025년 11월 22일 MGA Board 승인 변경사항 반영)에서
IEEE ITS Society Korea Council Chapter Chair에게 관련이 깊은 조항을 발췌하여 한국어로 번역한 것입니다.
관련 섹션 목차:
9.4 Geographic Councils (지역 카운슬) - pp.95-99
9.7 Chapters (챕터) - pp.108-114
9.13 Geographic Unit Elections (지역 단위 선거) - pp.130-134
10.0 Conferences (컨퍼런스) - pp.135-141 (요약)
2025년 2월판 대비 주요 변경사항:
Council은 둘 이상의 국가를 포함할 수 있는 인접 Section들의 합의에 의해 구성될 수 있으며, 해당 Section들의 의사에 따라 존속합니다. Council은 Section들의 하위 위원회로서 기능하며, Section들은 그 운영을 지시할 권한을 가집니다. Council은 각 Section이 개별적으로 수행하는 것보다 함께 수행하는 것이 더 효과적인 위임된 업무만을 수행하기 위해 구성됩니다. Section들은 IEEE의 기본적인 운영, 집행, 행정 단위로서의 지위를 그대로 유지합니다. Region Director와 MGA Board가 Council의 설립을 승인해야 합니다.
a. 청원서에는 Council을 구성하는 인접 Section들의 Chair 서명이 포함되어야 합니다.
b. 청원서는 검증을 위해 MGA 관리 이사(Managing Director – MGA)에게 제출되어야 합니다.
a. 검증 후, MGA Board에 제출되기 전에 Region Committee의 승인을 받아야 합니다.
b. Region Director가 MGA Board에 Council 설립 승인 권고를 제출합니다.
Council의 운영과 행정을 규율하기 위한 정관이 있어야 합니다. 정관에는 Council의 목적이 명시되어야 합니다.
Council 정관과 그 개정안은 IEEE 정관 및 IEEE 정책과의 부합 여부 검토를 위해 MGA 부서에 제출되어야 합니다. Council은 Council 정관, 소속 Section 구성, Region Committee의 승인을 받아야 합니다. Council 정관 승인 권고는 Region Director가 MGA Board에 제출합니다.
각 Council에는 최소한 Council Chair, Council Vice Chair, Council Secretary, Council Treasurer, 학생 활동 위원회 Chair(해당 위원회가 있는 경우), 그리고 각 Section ExCom이 임명한 각 Section 대표 1명으로 구성된 Council Committee가 있어야 합니다.
Council Committee는 Council의 지리적 경계 내에서 연간 최소 1회 회의를 개최해야 합니다.
a. Council Committee 회의의 정족수는 위원회 위원 과반수이며, Council 소속 Section 중 최소 절반의 대표를 포함해야 합니다.
b. Council Chair 또는 그 부재 시 Council Vice Chair가 필요한 수의 Council Committee 회의를 소집할 책임이 있습니다.
Council 임원은 Council Chair, Vice Chair, Secretary, Treasurer입니다. 다만, Secretary와 Treasurer를 겸임하는 경우에는 3명의 임원만 둡니다. 모든 임원은 Council 정관에 규정된 바에 따라 매년 선출됩니다.
Council Committee의 각 위원은 IEEE 대학원 학생 회원(Graduate Student Member), 회원(Member), 시니어 회원(Senior Member) 또는 펠로우(Fellow) 등급의 IEEE 회원이어야 합니다.
임기: 모든 임원의 임기는 통상 1년이며, 후임자가 정식으로 선출되어 취임할 때까지 재임할 수 있습니다. 임기는 통상 1월 1일부터 12월 31일까지입니다. 동일 직책에서의 연속 재임 기간은 통상 2년을 초과하지 않습니다. 모든 임원은 단일 조직 단위에서 어떤 직책으로든 총 6년을 초과하여 재임할 수 없습니다. 예외는 Region Director의 승인이 필요하며, Region Director는 매년 해당 예외를 MGA Board에 보고합니다.
새로 선출/임명된 Council 임원의 이름은 선출/임명 후 20일 이내에 Council Secretary가 IEEE MGA 부서에 보고해야 합니다.
각 Council Committee는 IEEE 헌장, IEEE 정관, IEEE 정책, MGA Operations Manual, 기타 법적으로 부과되는 외부 규칙의 범위 내에서 활동을 수행해야 합니다. Council은 그 목적 달성에 필요한 모든 용도에 자금을 사용할 권리가 있습니다. 단, Council 또는 그 임원이나 대리인은 개별 Section에 금지된 활동에 대해 IEEE 명의로 부채를 계약하거나 신용을 제공하거나 어떤 방식으로든 IEEE를 구속할 권한이 없습니다. 지역 단위 내 자금은 출처에 관계없이 IEEE의 자산이며, IEEE 정관 또는 공지된 정책 해석에 정의된 지역 단위의 일반적 운영 이외의 목적으로 사용할 수 없습니다. 단, MGA Board 및/또는 IEEE Board of Directors의 사전 승인이 있는 경우는 예외입니다.
인접 Section이 기존 Council에 가입하려는 경우, 자체 ExCom, Council ExCom, Region ExCom, MGA Board의 승인을 받아야 합니다. Section의 Council 가입 승인 권고는 Region Director가 MGA Board에 제출합니다.
Section이 Council에 2년간 소속된 후, Section ExCom은 Section 회원 투표를 실시하여 Council에서 탈퇴할 수 있습니다. Section 투표 결과는 Region Director에게 보고됩니다. Section 회원이 Council 탈퇴를 결의한 경우, Region Director가 MGA Board에 승인 권고를 제출합니다. Council이 단 하나의 Section으로만 구성되면 해산됩니다.
Council은 매년 2월 셋째 주까지 전년도 재무 활동 보고서를 IEEE MGA 실무진에 제출해야 합니다. 이 요건을 이행하지 않을 경우, 참여 Section의 Chair와 Region Director에게 보고됩니다.
Council이 Society Chapter 또는 Affinity Group의 후원 단위인 경우, 해당 단위의 행사/임원 보고서도 연례 기준으로 제출해야 Society Chapter 또는 Affinity Group에 허용된 리베이트를 받을 수 있습니다.
Council은 소속 Section들의 의사에 따라 존속합니다. Section 또는 Section들은 해결 불가능한 분쟁이 발생한 경우 Region Director에게 Council 운영에 개입할 것을 청원할 수 있습니다.
Council이 필요한 재무 보고서를 제출하지 못하고, 해당하는 경우 Society Chapter 또는 Affinity Group의 행사/임원 보고서를 2년간 제출하지 못한 경우, Council은 수습 상태에 놓이게 됩니다. Council, 소속 Section, Region Director, MGA Board에 MGA 관리 이사가 이를 통보합니다.
수습 상태에서 1년이 경과한 후에도 필요한 재무 보고를 제출하지 않은 Council은 Region Director의 권고에 따라 MGA Board에 의해 해산될 수 있습니다.
MGA Board는 충분한 사유가 있다고 판단하는 경우 어떤 Council이든 해산할 수 있으며, 해당 Council이 보관하고 있는 잔여 자금과 자산은 IEEE로 귀속됩니다. Region Director는 해산된 Council의 자금을 소속되었던 Section들에 균등 분배하도록 MGA Board에 요청할 수 있습니다.
Chapter는 Region, 하나 이상의 Section 또는 Geographic Council에 속하는 학회 지부입니다. 단일 Society Chapter, 공동 Society Chapter, 그리고 Technical Council Chapter가 있습니다. Chapter는 최소 12명의 투표권을 가진 IEEE Society 회원으로 구성되며 (공동 Chapter의 경우 여러 Society), 관련 상위 지역 조직 단위와 기술 조직 단위에 청원하여 설립, IEEE의 사명을 이행하고자 합니다. Technical Council Chapter의 경우, 상위 지역 단위에 있는 Technical Council 소속 Society의 투표권을 가진 IEEE 회원 중 최소 12명이 지역 단위와 해당 Technical Council에 청원해야 합니다.
대학원 학생 회원, 회원, Senior 회원 또는 Fellow 등급의 IEEE 회원으로서 IEEE Society와 해당 Society의 Technical Chapter를 구성하는 지역 단위에 속하는 사람은 Chapter 회원으로 간주됩니다.
Section 9.7에서 언급되는 "Chapter"에 대한 사항은 Chapter와 공동 Chapter 모두에 적용합니다.
Chapter 설립 청원에는 다음이 포함되어야 합니다:
a. Section(s) 이름
b. 후원 Society 이름
c. 준비위원장 이름 (나중에 정기 회의에서 정규 Chair 선출까지 임시 Chair가 됨). 준비위원장은 IEEE 대학원 학생 회원 이상이어야 하며 IEEE 회원 자격이 양호해야 합니다.
d. 관련 Society와 Section에 소속된 IEEE 대학원 학생 회원, 회원, Senior 회원 또는 Fellow 등급 회원 중 최소 12명의 서명. Technical Council Chapter 구성 청원서의 경우, Technical Council 소속 Society의 투표권을 가진 IEEE 회원 최소 12명이 서명해야 합니다. 청원서 서명 대신, IEEE 회원의 설립 동의 의사를 담은 이메일 메시지로 갈음할 수 있습니다. 이러한 이메일에는 회원 이름, IEEE 회원 번호와 청원을 지지한다는 간략한 내용이 포함되어야 합니다.
e. Chapter 청원서는 서면 승인을 위해 Section/Council 집행 위원회(ExCom)에 제출되어야 하며, 이 서면 승인과 함께 MGA 관리 이사에게 전달되어야 합니다. MGA 관리 이사는 청원서 사본을 Society 회장에게 전달하여 Technical Activities 관리 이사에게 정보 확인을 요청해야 합니다.
f. 장기적 사명, 구체적 목표, 첫 6개월 동안의 행사와 활동 계획을 포함하는 사업 계획. MGA 실무자는 해당 정보를 접수한 후 검토와 의견을 위해 Region Director(또는 지정된 담당자)에게 전달하며, 해당 검토 의견을 준비위원장에게 제공할 것입니다.
g. 공동 Chapter는 인접한 두 개 이상의 Section 또는 Council의 영역 또는 해당 영역 내 두 개 이상의 Society의 이해관계를 포괄하기 위해 이 절차에 따라 설립될 수 있습니다. 단, 모든 관련 당사자의 필요한 승인을 얻어야 합니다. 해당 청원서에는 Chapter 관리 책임을 맡는 조직 단위가 명시되어야 합니다.
a. Chapter는 MGA 실무자가 Region Director와 Society 회장이 설립에 반대하지 않는다는 것을 확인한 후 설립된 것으로 간주됩니다. 설립 Chapter 목록은 MGA Board와 Technical Activities Board(TAB)에 전송될 것입니다.
b. MGA 관리 이사는 Society 회장과 Section/Council Chair에게 이를 통지해야 합니다.
Chapter 관리 책임은 Section/Council에 있으며, Section/Council은 Chapter 활동 수행 시 Chapter의 모든 재정과 기타 자산을 관리합니다.
Chapter 임원은 최소 Chair, Vice Chair, 총무이사(Secretary)와 재무이사(Treasurer)를 포함해야 합니다. Chapter는 총무이사와 재무이사를 겸임할 수 있습니다.
a. 모든 임원은 대학원 학생 회원, 회원, Senior 회원과 Fellow 등급의 Chapter 회원들의 투표로 선출되어야 합니다. 모든 임원 선거는 Chapter 관리 책임을 맡은 상위 지역 단위에서 정의한 임기(1년 또는 2년)에 따라 1년 또는 2년마다 실시되어야 합니다.
b. 모든 임원의 임기는 1년 또는 2년입니다. Chapter 관리 책임을 맡은 상위 지역 단위는 임원 임기를 1년 또는 2년으로 정의하고 해당 내용을 지역 운영 절차 문서에 기록해야 합니다. 만약 임원 임기가 지역 운영 절차 문서에 기록되어 있지 않은 경우, 임기는 2년입니다.
c. 임기는 일반적으로 1월 1일부터 12월 31일까지입니다.
d. 동일 직책에서의 연속 재임 기간은 일반적으로 4년을 초과하지 않습니다. 모든 임원은 단일 조직 단위에서 어떤 직책으로든 총 6년을 초과하여 재임할 수 없습니다. 이 규칙의 예외는 Chapter 관리 책임을 맡은 상위 지역 단위 Chair의 승인이 필요하며, 매년 Region Director에게 해당 예외를 보고해야 합니다.
6. Chapter의 신규 선출/임명된 임원(투표직 및 비투표직)의 이름은 선출/임명 후 20일 이내에 Section 또는 Council Secretary를 통해 IEEE MGA 부서에 보고되어야 합니다.
Section/Council은 IEEE, MGA와 Technical Activities의 사명 아래 명시된 일련의 목적과 배분 계획에 따라 Chapter에 자금을 배분할 책임이 있습니다. Technical Council Chapter는 Society Chapter와 동일한 방식으로 자금을 지원받습니다. Chapter는 자체 활동을 통해 생성된 자금을 받을 수 있습니다 (회비 리베이트 공식에 따라 전년도에 적립된 회비 리베이트 금액 포함). 해당 자금은 Chapter의 지정 자산으로 유지됩니다. 둘 이상의 지역 단위에서 생성된 자금은 양해 각서(MOU)에 따라 공유되어야 합니다.
a. IEEE 명의로 개설된 계좌는 다른 자금을 섞지 않고 설정된 목적을 위해 사용되어야 합니다.
b. Chapter는 총 예산 연간 지출액의 최소 절반에 해당하는 준비금을 설정할 수 있습니다.
c. 모든 지역 단위의 은행 계좌에는 최소 두 명의 자원봉사자에게 접근 관리 권한이 부여되어야 합니다. 또한 IEEE 재무 서비스 선임 이사에게 관리 권한이 부여되어야 합니다 (IEEE Policies, Section 11.3.A.3).
d. Chapter는 가능한 경우 IEEE 통합 은행 프로그램을 활용하는 것이 좋습니다.
e. 모든 단위 자금 관리는 1월 1일부터 12월 31일까지 회계 연도를 준수해야 합니다.
둘 이상의 Society 또는 인접 Section 회원으로 구성된 공동 Chapter는 여기에 정의된 절차에 따라 설립될 수 있습니다. 단, 공동 Chapter 설립 청원서에는 최소 12개의 서명이 포함되어야 하며 각 관련 Society 또는 Section은 최소 3명의 서명으로 대표되어야 합니다.
Chapter의 상태는 청원서 제출 없이 단일에서 공동으로, 또는 그 반대로 변경될 수 있습니다. 상태 변경은 Region Director, Society 회장, Section ExCom 및 기타 관련 조직 단위의 승인 후 효력이 발생합니다.
Chapter는 대학원 학생 회원, 회원, Senior 회원 또는 Fellow 등급의 회원을 10명 이상 유지하고 연간 최소 2회의 기술 행사를 개최하거나 Region Director와 Society 회장이 허용하는 수준의 활동을 유지해야 합니다.
a. Chapter는 필요하다고 판단되는 경우 행사가 개최되는 경계 내 상위 지역 단위의 ExCom과 협력하여 기술 행사 일정을 계획할 수 있습니다.
b. 상위 지역 단위의 모든 회원은 MGA에서 제공하는 전자 통신 수단을 통해 해당 지역 단위에서 개최되는 모든 행사에 대한 정보를 받아야 합니다.
c. Chapter는 MGA에서 제공하는 전자 보고 도구를 사용하여 지난 1년 동안 개최된 행사와 임원 명단 변경 사항에 대한 보고서를 매년 적시에 제출해야 합니다.
d. Chapter 관리 책임을 맡은 상위 지역 단위는 Chapter 활동에 대한 회의 크레딧을 받고, 보고된 Chapter 활동을 기반으로 Chapter 리베이트와 활동 보너스(해당하는 경우)를 Chapter에 지급합니다.
Technical Council Chapter의 연말 회원 통계에는 Technical Council의 회원 Society인 모든 Society에 속한 모든 IEEE 회원이 포함됩니다.
IEEE 자원봉사 활동에서는 일상적으로 임원이 질서 있고 규칙적으로 교체되어야 하며, 이는 새로운 아이디어의 건강한 흐름과 지역 단위의 활성화를 보장합니다. 해당 운영 매뉴얼의 이 섹션은 IEEE 지역 단위(Council, Section, Chapter, Affinity Group)가 선거를 위해 따라야 할 프로세스와 절차를 정의합니다.
모든 선거는 최고 수준의 진실성을 유지하며 수행되어야 합니다. 공정하고 투명한 선거 관행을 유지하는 책임은 후보자, 선거를 실시하는 조직 단위, 임원, 직원, 자원봉사자, 그리고 선거 프로세스를 관리/감독하는 모든 위원회에 있습니다.
vTools 내 MGA Nominations Tool은 Section과 Chapter에서 사용할 수 있으며, 현지 법률에 의해 금지되는 경우를 제외하고 선거 실시에 활용해야 합니다(shall be utilized). 접속: https://nominations.vtools.ieee.org/home
선거 절차에 참여하는 모든 개인은 다음 IEEE 정책 섹션을 반드시 숙지해야 합니다: 섹션 13.3 선거 및 선거 활동(Elections and Electioneering), 섹션 13.3.A.2 선거 행동 강령(Election Code of Conduct), 섹션 7.8 IEEE 윤리 강령(IEEE Code of Ethics).
a. 모든 지역 단위에서 가능한 한 이른 시기에 선거를 시작하는 방안을 추천합니다. 모든 선거는 매년 8월 1일까지는 시작되어야 하며, 12월 15일까지는 완료되어야 합니다.
b. 입후보 또는 선거에서 투표할 자격을 갖추기 위해 회원은:
i. 대학원 학생 회원, 회원, Senior 회원 또는 Fellow 등급이어야 합니다.
ii. 6월 30일 기준으로 활동 중이어야 하며, 선거 종료까지 회원 자격에 공백 없이 유지되어야 합니다.
c. 선거 날짜는 투표를 위해 투표함이 열린 첫째 날과 같으며, 선거 종료는 투표함이 닫힌 날과 같습니다.
각 지역 단위는 매년 지역 단위 회원으로 구성된 선거 위원회를 임명해야 합니다. 위원회는 지역 단위 ExCom의 승인을 받아야 합니다.
선거 위원회는 최소 3명의 투표 자격을 가진 회원(Voting Member)으로 구성되어야 하며, 이 중 지역 단위의 현직 임원은 1명까지만 참여할 수 있습니다. 지역 단위의 현직 임원은 선거 위원회 Chair를 겸할 수 없습니다.
검표위원이 vTools에서 투표함이 닫힌 후 투표 결과를 받습니다.
선거 위원회는 본 운영 매뉴얼과 IEEE 정책에 명시된 모든 정책 및 절차에 따라 공정하고 투명한 선거를 보장할 책임이 있습니다. 선거 위원회의 임무에는 Chair, Vice Chair, Secretary, Treasurer(또는 Secretary 겸 Treasurer), 그리고 지역 단위에서 대규모로 선출되는 기타 회원의 직위를 위한 후보자 명단(slate)을 준비하여 지역 단위 ExCom의 승인을 받는 것이 포함됩니다.
입후보 공고(Call for Nominations)가 시작되기 전에 선거위원회에서 사임하지 않은 선거 위원회 위원은 이번 선거의 후보 명단(slate)에 포함될 수 없습니다. 이해 충돌 정책은 해당 운영 매뉴얼의 섹션 2.11.B를 참조하시기 바랍니다.
선거 위원회 회의는 후보자 논의 또는 선정을 포함한 기밀 사항을 다룰 때 비공개 회의(Executive Session)로 소집되어야 합니다. 비공개 회의는 Robert's Rules of Order(최신판)에 따라 진행되어야 합니다.
입후보 공고는 지역 단위의 모든 정회원에게 배포되어야 하며, 최소 30일 동안 열려 있어야 합니다.
입후보 공고에는 최소한 다음을 포함한 모든 관련 선거 정보가 포함되어야 합니다:
신청 시 모든 후보자 자료는 기밀 방식으로 제출되어야 하며, 일단 제출되면 편집되지 않아야 합니다. 모든 후보자는 약력, 입장 선언문, 사진을 제출하고 선출될 경우 봉사할 의사를 확인해야 합니다.
선거 위원회는 모든 후보자의 자격과 적격성을 확인할 책임이 있습니다. IEEE Bylaws에 명시된 경우를 제외하고, 선거 위원회는 각 직위에 대해 최소 2명 이상 3명 이하의 후보자를 선택해야 합니다.
단일 후보자가 선택된 모든 직위는 해당 지역 단위 Chair와 Region Director의 승인을 받아야 합니다. 단일 입후보 slate는 사전에 Region Director 승인을 받지 않고 진행할 수 없습니다. 모든 단일 후보자 slate 승인 요청은 해당 slate를 제출하는 이유에 대한 서면 설명을 동반해야 합니다.
청원서 절차는 초기 후보자 명단(slate)이 발표될 때 정회원에게 전달되어야 합니다. 최소 30일 동안 접수를 위해 열려 있는 것이 권장됩니다.
청원에 필요한 서명 수:
청원은 계획된 선거 날짜 10일 이전에 마감되어야 합니다.
선거 위원회는 모든 청원 후보자의 적격성과 자격을 확인해야 합니다. 최종 후보 명단은 지역 단위 ExCom에 제출하여 승인을 받아야 합니다.
검표위원은 최종 후보자가 확인되면 vTools voting에서 투표를 준비해야 합니다. 필요 정보: 선거 개시/마감 날짜 및 시간, 선출되는 직위 이름, 후보자 정보(이름, 약력, 입장 선언문, 사진).
최종 후보자 명단이 승인되면 모든 지역 단위 정회원에게 다시 공지되어야 합니다. 이 공지에는 선거 개시/마감 날짜, 투표자 자격, 후보자 정보, vTools 내 투표 링크가 포함되어야 합니다.
지역 단위 선거의 모든 투표는 vTools 내에서 비밀 투표를 통해 전자적으로 수행되어야 하며, 각 투표는 최소 2주 동안 열려 있어야 합니다. 전자 투표가 불가능한 경우 지역 단위 Chair에게 통보하여야 합니다.
선거가 마감되면 검표위원은 vTools 내에서 결과를 받습니다. 결과가 확정되면 후보자에게 통보 → 지역 단위 회원에게 결과 공지.
| 항목 | 일정 예 | 기간 |
|---|---|---|
| 선거 위원회 임명 | 8월 1일 | 8월 1일까지 시작 |
| 입후보 공고 발행 | 8월 5일 | 최소 30일 개방 - 필수 |
| 입후보 공고 마감 | 9월 5일 | |
| 후보자 검토 | 9/6-9/12 | 평균 7일 |
| ExCom의 후보자 명단 승인 | 9/13-9/19 | 평균 7일 |
| Region Director 승인 (단일 입후보 시) | 9/20-9/26 | 평균 7일 |
| Slate 발표 및 청원서 절차 개시 | 9월 27일 | 최소 30일 개방 - 권장 |
| 청원 마감 | 10월 27일 | |
| 청원 후보자 검토 | 10/28-11/3 | 평균 7일 |
| ExCom의 최종 후보자 명단 승인 | 11/4-11/10 | 평균 7일 |
| 최종 후보자 명단 발표 | 11월 11일 | |
| 투표 개시 | 11월 11일 | |
| 투표 마감 | 11월 25일 | 최소 2주 개방 - 필수 |
| 최종 결과 발표 및 임원 기록 | 12월 15일 | 결과 발표 12월 15일까지 |
컨퍼런스의 목적은 공식 논문 발표와 비공식 토론을 통해 해당 분야의 발전을 소통하는 포럼을 제공하는 것입니다. 모든 IEEE 컨퍼런스는 IEEE Policies Section 10에 포함된 정책에 따라 운영됩니다.
IEEE Member and Geographic Activities(MGA) Board는 새로운 컨퍼런스의 구성과 지역 조직 단위의 기존 컨퍼런스 참여를 장려합니다.
IEEE Conferences, Events & Experiences(CEE)는 컨퍼런스 조직위원회를 위한 추가 정보와 자원을 http://www.ieee.org/conferences_events에서 제공합니다.